20 consejos para convertir a cualquiera en un profesional de Excel.

¿Está buscando consejos sobre cómo convertirse en un profesional de Excel?

Nadie puede negar la importancia de dominar bien Excel en la oficina.

Sin embargo, tanto los principiantes como los usuarios experimentados no necesariamente conocen todos los consejos útiles.

Sin pánico ! Probablemente esté en el mejor sitio para aprender los trucos para dominar Excel.

¿Quieres saber todo sobre Excel?

Aqui tienes 20 consejos y trucos para convertirte en un profesional de Microsoft Excel:

1. Un clic para seleccionar todo

Es posible que sepa cómo seleccionar todas las celdas usando el atajo Control (Ctrl) + A en su teclado.

Pero pocos usuarios saben que con solo un clic en el botón de la esquina, como se muestra a continuación, todos los datos se seleccionan al instante.

Cómo seleccionar todas las celdas en una tabla de Excel

2. Abra varios archivos al mismo tiempo

Cuando necesites usar varios archivos a la vez, en lugar de abrirlos uno por uno, existe un truco para abrirlos todos con solo 1 clic.

Seleccione los archivos que desea abrir y presione la tecla Enter. Todos los archivos se abrirán simultáneamente.

 

3. Cambiar entre varios archivos de Excel

Cuando tiene varias hojas de cálculo abiertas, no es muy conveniente cambiar entre ellas.

Y si tiene la desgracia de obtener el archivo equivocado, puede poner en peligro todo su proyecto.

Use el atajo Ctrl + Tab para cambiar entre archivos fácilmente.

Use el acceso directo Ctrl + Tab para cambiar fácilmente entre archivos de Excel

4. Agregue un nuevo acceso directo en el menú

De forma predeterminada, hay 3 accesos directos en el menú superior que son Copia de seguridad, Deshacer y Rehacer.

Pero si desea usar más atajos, como Copiar y Pegar, por ejemplo, puede agregarlos de esta manera:

Archivo –> Opciones –> Barra de herramientas –> Acceso rápido y agregue Cortar y Pegar de la columna de izquierda a derecha y guardar.

Luego verá 2 accesos directos agregados en el menú superior.

Sugerencia para agregar un acceso directo en el menú superior de Excel

5. Agrega una Línea Diagonal a una Celda

Por ejemplo, al crear una lista de direcciones de clientes, es posible que deba hacer una línea divisoria diagonal en la primera celda.

Esto es útil para diferenciar entre información de columna y fila. Pero, ¿cómo hacer eso?

Haga clic derecho en la celda, luego haga clic en Formato de celdas, bordes y finalmente en el botón en la parte inferior derecha (diagonal hacia abajo) y valide.

como hacer una linea diagonal en excel

6. Agregue múltiples columnas o filas al mismo tiempo

Seguro que sabes cómo añadir una nueva fila o una nueva columna.

Pero este método desperdicia mucho tiempo. Porque debe repetir la manipulación tantas veces como columnas o filas tenga para agregar.

La mejor solución es seleccionar varias columnas o varias filas, luego hacer clic derecho en la selección y elegir «Insertar» en el menú desplegable.

Luego se insertarán nuevas filas encima de la fila o a la izquierda de la columna que seleccionó primero.

Cómo agregar varias filas o columnas a la vez en Excel

7. Mover datos de múltiples celdas rápidamente

Si desea mover una columna de datos en una hoja de trabajo, la forma más rápida es elegir la columna y luego colocar el puntero sobre el borde de la columna.

Y cuando se convierta en el ícono de flechas cruzadas, haga clic en él y siga presionando para mover libremente la columna donde desee.

¿Qué sucede si también necesita copiar los datos? Simplemente presione la tecla Control (Ctrl) antes de mover la columna. La nueva columna copiará todos los datos seleccionados.

Cómo mover datos de varias celdas al mismo tiempo

8. Eliminar rápidamente celdas en blanco

Cuando completamos información para el trabajo, a veces tenemos datos que faltan. Como resultado, algunas celdas permanecen vacías.

Si necesita eliminar estas celdas en blanco para mantener sus cálculos correctos, especialmente al calcular un promedio, la forma más rápida es filtrar todas las celdas en blanco y eliminarlas con solo 1 clic.

Elija la columna que desea filtrar, luego haga clic en Datos y filtro. Haga clic en Deseleccionar y elija la última opción denominada Celdas en blanco.

De este modo, se seleccionan todas las celdas vacías. Solo tienes que borrarlos para que desaparezcan.

9. Cómo hacer una búsqueda difusa

Es posible que sepa cómo activar la búsqueda rápida usando el atajo Ctrl + F.

Pero, ¿sabías que es posible hacer una búsqueda aproximada usando símbolos? (signo de interrogación) y * (asterisco)?

Estos símbolos se utilizan cuando no está seguro de los resultados que busca. El signo de interrogación se utilizará para reemplazar un solo carácter y el asterisco para uno o más caracteres.

Y si se pregunta cómo buscar un signo de interrogación o un asterisco, simplemente agregue el símbolo de onda ~ al frente, como se muestra a continuación.

Cómo hacer una búsqueda imprecisa en Excel

10. Cómo extraer valores únicos de una columna

¿Alguna vez ha tenido una tabla en la que quería extraer los valores únicos de una columna?

Seguramente estás familiarizado con la función de Filtro de Excel, pero pocas personas usan el Filtro Avanzado.

Aún así, es útil para extraer valores únicos de una columna. Haga clic en la columna correspondiente y luego vaya a Datos –> Avanzado. Aparecerá una ventana emergente.

En esta ventana emergente, haga clic en Copiar a otra ubicación. Luego elija dónde desea copiar los valores únicos completando el campo Copiar a. Para rellenar este campo, puede hacer clic directamente en el área que ha elegido. Esto evita escribir valores precisos.

Todo lo que tiene que hacer es marcar la casilla Extracción sin duplicados y hacer clic en Aceptar. Luego, los valores únicos se copiarán en la columna que especificó y, por lo tanto, se pueden comparar con los datos en la columna inicial.

Es por ello que es recomendable copiar los valores únicos a una nueva ubicación.

Cómo extraer valores únicos de una columna

11. Restrinja los datos de entrada con la función de validación de datos

Para mantener la coherencia de los datos, a veces es necesario restringir los valores que los usuarios pueden ingresar en una celda.

En el siguiente ejemplo (en inglés), la edad de las personas debe ser un número entero. Y todas las personas que participen en esta encuesta deben tener entre 18 y 60 años.

Para asegurarse de que los participantes fuera de este rango de edad no ingresen datos, vaya a Datos –> Validación de datos y agregue los criterios de validación.

A continuación, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada e ingrese un mensaje como este «Utilice un número entero para indicar su edad. La edad debe tener entre 18 y 60 años».

Por lo tanto, los usuarios recibirán este mensaje cuando pasen el mouse sobre las celdas en cuestión y tendrán un mensaje de advertencia si la edad ingresada está fuera de este rango de edad.

Como restringir los datos ingresados ​​en excel

12. Navegación rápida con Ctrl + botón de flecha

Cuando hace clic en Ctrl + cualquier tecla de flecha en el teclado, puede moverse en un abrir y cerrar de ojos a las 4 esquinas de la hoja de trabajo.

Si necesita pasar a la última fila de sus datos, intente hacer clic en Ctrl + flecha hacia abajo.

Cómo moverse rápidamente a través de una hoja de cálculo de Excel

13. Convierte una fila en una columna

¿Necesita mostrar sus datos en columnas mientras están en filas?

No es necesario volver a escribir todos sus datos. así es cómo hacer.

Copie el área que desea convertir en una columna. Luego coloque el cursor en la celda de la fila donde deben colocarse los datos.

Edite y luego Pegue especial. Marque la casilla Transpuesta y haga clic en Aceptar. Ahí tienes, tus datos ahora se muestran en una columna.

Tenga en cuenta que este truco también funciona para convertir una columna en una fila.

Cómo convertir una fila en una columna en Excel

14. Oculte los datos con cuidado

Casi todos los usuarios de Excel saben cómo ocultar datos haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Ocultar.

Pero el problema es que se puede ver fácilmente si tienes pocos datos en la hoja de cálculo.

La forma mejor y más fácil de ocultar datos de manera ordenada es usar un formato de celda especial.

Para hacer esto, elija el área a enmascarar y luego haga clic con el botón derecho para elegir Formato de celdas.

Elija Personalizado y coloque el cursor en Tipo. Escribe el código «;;;» sin comillas. Presiona OK. El contenido de la celda ahora es invisible.

Estos datos solo serán visibles en el área de vista previa al lado del botón Función.

Cómo ocultar celdas en columna o fila en Excel

15. Combina el contenido de varias celdas en una

No es necesario utilizar fórmulas complicadas para combinar el contenido de varias celdas. Mientras sepas cómo usar el símbolo &, estarás bien.

A continuación hay 4 columnas con texto diferente en cada una. Pero, ¿cómo combinarlos en uno?

Seleccione una celda en la que desee mostrar el resultado. Luego use la fórmula con & como se muestra a continuación en la captura de pantalla.

Finalmente presione Enter para que todos los contenidos de A2, B2, C2 y D2 se combinen en 1 sola celda, lo que dará a LizaUSA25@.

El truco para combinar texto de varias celdas en 1

16. Convierte letras minúsculas en mayúsculas

¿Quieres cambiar de letras minúsculas a mayúsculas? Aquí hay una fórmula simple para hacerlo.

En el campo de función, simplemente escriba MAYÚSCULAS como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Y para cambiar letras mayúsculas a minúsculas, escriba LOWER. Finalmente, para poner en mayúscula solo la primera letra, escriba PROPERNAME.

Cómo cambiar letras minúsculas a mayúsculas

17. Cómo ingresar un valor que comienza con 0

Cuando un valor comienza con el número cero, Excel elimina el cero automáticamente.

Este problema se puede resolver fácilmente agregando un apóstrofo antes del cero inicial, como se muestra a continuación.

Cómo ingresar un valor que comienza con 0

18. Acelere la escritura de términos complicados con Autocorrección

Si necesita escribir texto complicado varias veces, la mejor manera de hacerlo es usar la función de Autocorrección.

Esta función reemplazará automáticamente su texto con el texto correcto.

Tomemos, por ejemplo, École Polytechnique, que se puede reemplazar con una palabra más fácil de escribir como Poly. Una vez que la función está activada, cada vez que escribe Poly, se corrige en École Polytechnique.

¿Conveniente no? Para activar esta función, vaya a Archivo –> Opciones –> Verificación –> Autocorrección. Luego complete el texto que se reemplazará con el texto correcto como se muestra a continuación:

Use la autocorrección para acelerar la escritura de texto de Excel

19. Un clic para obtener cálculos automáticos

La mayoría de los usuarios saben que se puede obtener fácilmente información interesante, como Promedio y Suma, mirando la barra de estado en la parte inferior derecha.

Pero, ¿sabía que puede hacer clic derecho en esta barra para obtener muchos otros cálculos automáticos?

Pruébalo y verás que tienes donde elegir.

Me gusta obtener más cálculos automáticos en la barra de estado de Excel

20. Cambiar el nombre de una hoja de trabajo haciendo doble clic

Tiene varias formas de cambiar el nombre de las hojas de trabajo. La mayoría de los usuarios hacen clic con el botón derecho en él y luego eligen Cambiar nombre.

Pero eso desperdicia mucho tiempo. La mejor manera de hacer esto es hacer doble clic en la pestaña que desea cambiar de nombre y cambiarle el nombre aquí directamente.

Cómo cambiar el nombre de una hoja de cálculo rápidamente

Ahí tienes, espero que ahora te sientas un poco más cómodo con Excel 🙂

Tenga en cuenta que estos ejemplos se basan en Microsoft Excel 2010, pero deberían funcionar igual de bien en Excel 2007, 2013 o 2016.

¡Ahí lo tienes, conoces todas las técnicas para convertirte en un experto en Excel en menos de una semana!

No es tan difícil mejorar este software, ¿verdad?

Gracias a estos sencillos tutoriales incluso para dummies, dominarás Excel sin dificultad… ¡Y gratis!

No es necesario pagar costosas capacitaciones para entender cómo funciona.

¡Con estos consejos, su uso no tendrá más secretos para ti!

Cambiarán tu vida en la oficina.

Es cierto, ahorrará tiempo y será aún más eficiente al hacer sus tablas y sus cálculos académicos.